Come incassare le fatture scadute senza telefonate imbarazzanti, senza rovinare il rapporto con il cliente e senza cedere una percentuale a nessuno

Caro imprenditore,

ho una domanda semplice: quante fatture scadute hai in questo momento? Non quelle «in scadenza». Quelle scadute, con i tuoi soldi fermi da settimane sul conto di qualcun altro.

Se la risposta è «più di cinque», quello che segue ti riguarda. Se la risposta è «non lo so con precisione», ti riguarda ancora di più.

Il sollecito che non parte mai

Sai come va. La fattura scade. Passano i primi giorni e pensi: «aspetto, magari pagano lunedì». Poi arriva il lavoro urgente. Poi la settimana finisce. E quella mail, quella in cui devi chiedere i tuoi soldi a un cliente che ti serve, resta nella lista delle cose da fare.

Intanto il credito invecchia. Un credito scaduto da 30 giorni è una formalità. A 90 è un problema. A 180 è una pratica da avvocato. E il rapporto con quel cliente, che fino a ieri era buono, comincia a pesare.

Non è colpa tua. È che il sollecito ha tre difetti

1. Costa tempo che non hai. Controllare l'estratto conto, ritrovare la fattura, ricordare chi ha già scritto che cosa e quando.
2. Richiede un tono che non viene naturale. Troppo morbido e non incassa. Troppo duro e perdi un cliente che vale più della fattura.
3. Va ripetuto. Il primo promemoria raramente basta. Il secondo lo manda quasi nessuno. Il terzo, quello che fa pagare, non parte mai.

Per questo in tante imprese i solleciti li manda «chi ha tempo». Cioè nessuno. E quando il credito è ormai vecchio si chiama un'agenzia, che trattiene dal 10 al 30% di quello che incassa e tratta il tuo cliente come un debitore qualsiasi.

Lo abbiamo imparato sulle nostre fatture

Duepunte è un'agenzia di progetti AI e comunicazione B2B. Fra il 2024 e il 2025 ci siamo ritrovati con oltre 25.000 € di fatture scadute. Non per clienti disonesti: per solleciti mai mandati, mandati tardi o mandati con il tono sbagliato.

Così nel 2026 abbiamo costruito un sistema che manda i promemoria al posto nostro, dal nostro indirizzo, con tre toni crescenti, e si ferma quando il bonifico arriva. Da allora i promemoria partono da soli, e noi abbiamo smesso di rimandarli.

Quel sistema, rifatto da zero con un partner tecnico perché ogni impresa possa usarlo dal browser senza installare niente, oggi si chiama Puntualia.

Ecco che cosa fa Puntualia, in concreto

1. Attivazione guidata, in una giornata. Colleghi la tua casella email (con SPF e DKIM, così i solleciti arrivano e non finiscono nello spam) e, dal blocco 200, la tua PEC. Approvi i tre toni scritti per la tua azienda e indichi i clienti da non sollecitare mai.
2. Carichi le fatture. Da Excel o CSV. Con il blocco 500, direttamente dal gestionale.
3. Partono i solleciti. A cadenza regolare, un tono alla volta: il primo è cordiale, l'ultimo è fermo. Via email e, dove serve, via PEC. I primi dieci invii li rilegge una persona prima della partenza.
4. Si ferma da solo. Appena la fattura risulta pagata, i solleciti su quella fattura si fermano. Una risposta che segnala un pagamento o una contestazione sospende tutto finché non la verifichi.
5. Ti lascia il registro. Che cosa è partito, a chi, quando, con quale risposta. Ogni mese, il report degli incassi.

Che cosa ottieni, fattura dopo fattura

• Ogni fattura scaduta riceve il primo promemoria nei tempi che decidi tu, anche se quel giorno sei in officina, in fiera o in ferie.
• Tre toni crescenti, scritti per la tua azienda e approvati da te una volta sola. Nessun testo parte senza il tuo sì iniziale.
• Il sollecito arriva dal tuo indirizzo e dal tuo dominio, non da un mittente sconosciuto. Il cliente vede te, non un intermediario.
• Stop automatico appena la fattura risulta pagata. Nessun cliente riceve un sollecito per una fattura già saldata.
• Lista «mai sollecitare». I clienti delicati li tieni fuori con un clic, per sempre o per un periodo.
• Le risposte le legge l'AI. «Ho già pagato», «c'è un errore», «non sono io il referente»: fermano la sequenza e ti avvisano. Verifichi tu, decidi tu.
• PEC con valore legale dal blocco 200. Il tono fermo parte dalla tua PEC, con le ricevute che restano a te.
• Registro esportabile. Se una pratica passa all'avvocato, hai già tutto in ordine: che cosa è partito, a chi, quando, con quale risposta.
• Report mensile degli incassi nei blocchi 200 e 500: vedi quanto è rientrato e quanto resta aperto.
• Nessuna installazione, nessun cambio di gestionale, nessun costo di attivazione. Si parte in una giornata.

Che cosa non è Puntualia

• Non è un'agenzia di recupero crediti. Non scrive ai tuoi clienti con un nome diverso dal tuo, non tratta e non incassa al posto tuo. Il mittente sei tu, decidi tu che cosa parte, a chi e quando.
• Non è un gestionale. Non devi migrare niente: carichi le fatture da Excel o le colleghi dal gestionale che hai già.
• Non usa WhatsApp, per scelta: un messaggio su un telefono condiviso espone il debito a terzi. Email e PEC arrivano alla persona giusta.
• Non promette che il cliente paghi. Promette che nessuna fattura venga dimenticata e che ogni messaggio parta nel tono che hai scelto.

Il conto che conviene fare

Il confronto non è con il gestionale, che i solleciti li manda uguali per tutti e solo se qualcuno preme il pulsante. È con quello che succede dopo, quando il credito è già un problema e lo affidi a qualcuno che si paga in percentuale.

Perché non ti mostro testimonianze

Puntualia è in avvio: i primi clienti stanno attivando il sistema in queste settimane. Potrei mettere qui tre frasi entusiaste con nome e cognome, come fanno tutti. Non lo faccio, e non uso percentuali di incasso senza una fonte.

Le sei cose che ti garantiamo

1. Nessun costo di attivazione. Su nessun blocco. Paghi il canone e basta.
2. Attivo in una giornata lavorativa. Con una persona che ti segue, non un manuale da leggere.
3. Nessun invio prima del tuo sì. I tre toni li approvi tu. I primi dieci invii li rilegge una persona.
4. Stop automatico e lista «mai sollecitare», sempre attivi. Nessun sollecito a chi ha già pagato.
5. Testi, registro e dati sono tuoi. Li esporti quando vuoi. Se chiudi, te li restituiamo e li cancelliamo.
6. Nessun aumento automatico. Il canone è quello che vedi, finché non chiedi tu un blocco più grande.

Per chi è, e per chi non è

È per te se la tua impresa lavora con altre imprese, se ogni mese hai fatture scadute da seguire, da 5 a 500, e se vuoi che il rapporto con il cliente resti tuo. Di qualsiasi settore e dimensione.

• Non è per chi ha crediti verso privati. La prima versione gestisce solo crediti verso imprese e professionisti.
• Non è per chi vuole che qualcun altro scriva ai suoi clienti con un nome diverso dal suo.
• Non è per crediti già contestati o in causa. Lì serve un legale: Puntualia non lo sostituisce e non incassa al posto tuo.

Studi legali e commercialisti che seguono più aziende: l'account agency, con più aziende sullo stesso accesso e il logo dello studio nei messaggi, è il prossimo passo di Puntualia. Scrivici e ti avvisiamo appena è pronto.

Che cosa fare adesso

1. Scegli il blocco in base alle fatture scadute che hai in un mese normale. Nel dubbio, il 200: ha la PEC e il report.
2. Paghi con carta o addebito SDD, mese per mese. Nessun costo di attivazione, nessun bonifico da ricordare. Se attivi entro il 31 dicembre, inserisci il codice PUNTUALIA2026: metà canone per tre mesi.
3. In una giornata sei attivo. Una persona ti segue, approvi i tre toni, carichi le fatture. Il primo promemoria parte quando decidi tu.

Una fattura scaduta non si sistema da sola. Si sistema con un promemoria mandato al momento giusto, nel tono giusto, da chi ha fatto il lavoro. Puntualia lo fa per te, tutti i giorni, senza che tu debba ricordartene.